Das Wichtigste in Kürze
- Der beste Zeitpunkt ist nach einem Jahresabschluss – dann ist die Schnittstelle am saubersten.
- Ein Treuhandmandat ist meist ein Auftrag im Sinne des Obligationenrechts und kann grundsätzlich jederzeit beendet werden; nicht «zur Unzeit», etwa mitten im Abschluss.
- Entscheidend sind vollständige Unterlagen: Vorjahresabschluss, Saldi, MWST, Löhne, Steuern und Verträge.
- Vollmachten bei Steuerverwaltung, AHV-Ausgleichskasse und Banken rechtzeitig anpassen.
- Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher und Belege beträgt in der Schweiz 10 Jahre – sie bleibt beim Unternehmen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Ideal ist ein Wechsel auf den Beginn eines neuen Geschäftsjahres: Der bisherige Treuhänder erstellt den letzten Abschluss, der neue startet mit sauberen Eröffnungssaldi. Ein Wechsel unter dem Jahr ist ebenfalls möglich, erfordert aber einen klar abgegrenzten Zwischenstand.
Vermeiden sollten Sie einen Wechsel mitten in laufenden Arbeiten – etwa kurz vor der Generalversammlung, während der Revision oder kurz vor Steuerfristen.
Wie kündige ich meinen Treuhänder?
Treuhandmandate sind in der Schweiz in der Regel Aufträge nach Art. 394 ff. OR. Ein Auftrag kann grundsätzlich jederzeit beendet werden (Art. 404 OR). Wer jedoch zur Unzeit kündigt und dem anderen dadurch Schaden verursacht, kann schadenersatzpflichtig werden. Prüfen Sie zudem Ihren Vertrag und die AGB auf vereinbarte Fristen. Kündigen Sie schriftlich und vereinbaren Sie einen klaren Übergabetermin.
Checkliste: diese Unterlagen braucht der neue Treuhänder
Buchhaltung und Abschluss
- Jahresrechnungen der letzten Jahre (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang)
- Hauptbuch und Saldoliste per Stichtag, Kontenplan
- Offene-Posten-Listen Debitoren und Kreditoren
- Anlagespiegel und Abschreibungen
- Datenexport aus der Buchhaltungssoftware oder Zugang dazu
MWST
- MWST-Nummer, Abrechnungsmethode (effektiv oder Saldosteuersatz)
- Abrechnungen und Umsatzabstimmungen der letzten Perioden
- Korrespondenz mit der ESTV, allfällige Kontrollberichte
Löhne und Sozialversicherungen
- Lohnjournale, Lohnausweise, Personalstammdaten
- Abrechnungen AHV/IV/EO, ALV, Familienausgleichskasse, Pensionskasse, UVG und KTG
- Quellensteuer-Abrechnungen
Steuern und Gesellschaft
- Steuererklärungen und Veranlagungen, offene Verfahren
- Handelsregisterauszug, Statuten, Protokolle der Generalversammlung
- Wichtige Verträge: Miete, Leasing, Darlehen, Versicherungen
Schritt für Schritt zum Wechsel
- Neuen Treuhänder wählen und Umfang sowie Honorar schriftlich festlegen.
- Stichtag bestimmen – idealerweise der Beginn des Geschäftsjahres.
- Bisherigen Treuhänder schriftlich informieren und die Herausgabe der Unterlagen vereinbaren.
- Vollmachten anpassen: Steuerverwaltung, ESTV (MWST), AHV-Ausgleichskasse, allenfalls Banken und Online-Portale.
- Übergabe: Der neue Treuhänder prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und übernimmt die Saldi.
- Revisionsstelle informieren, falls vorhanden – sie bleibt von einem Treuhänderwechsel unabhängig.
- Erste gemeinsame Periode sorgfältig abschliessen und Abläufe festlegen, etwa zur digitalen Belegübermittlung.
Was passiert mit den alten Unterlagen?
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Jahres- und Revisionsberichte müssen in der Schweiz während 10 Jahren aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Die Pflicht liegt beim Unternehmen, nicht beim Treuhänder. Sorgen Sie dafür, dass Sie Zugriff auf alle Unterlagen behalten – auch auf elektronische Daten aus der bisherigen Software.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Treuhänderwechsel?
Mit vollständigen Unterlagen ist die Übergabe meist in wenigen Wochen erledigt. Am einfachsten ist der Wechsel auf den Beginn eines neuen Geschäftsjahres.
Darf der bisherige Treuhänder die Unterlagen zurückhalten?
Die Geschäftsunterlagen gehören dem Unternehmen. Bei offenen Rechnungen kann es zu Diskussionen kommen – klären Sie offene Beträge deshalb frühzeitig und vereinbaren Sie die Herausgabe schriftlich.
Muss ich die Buchhaltungssoftware wechseln?
Nicht zwingend. Viele Treuhänder arbeiten mit gängigen Schweizer Lösungen und können bestehende Daten übernehmen. Das lässt sich im Erstgespräch klären.
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